Электронный документооборот и его внедрение в организациях 

Развитие новых технологий позволяет сокращать не только финансовые расходы организаций, но и оптимизировать производственные процессы на предприятии. Одним из таких технологических решений является электронный документооборот.

Что такое электронный документооборот?

Электронный документооборот — это процесс передачи документов (как правило, заверенных электронной подписью) с использованием автоматизированных компьютерных средств, а также методы обработки этих документов.

Назначение электронного документооборота

Электронный документооборот позволяет обмениваться юридически значимой документацией без дублирования на бумаге, ускорить данный обмен между контрагентами и в любое время проверять на каком этапе обработки находится отправленный документ.

Каким образом обеспечивается юридическая значимость документов?

Юридическая значимость безбумажного документооборота обеспечивается с помощью квалифицированной электронной подписи, которая является аналогом собственноручной подписи и позволяет идентифицировать личность. Документы, подписанные цифровой подписью, не требуют дополнительных соглашений между контрагентами.

Где происходит электронный документооборот?

Безбумажный документооборот осуществляется в системах электронного документооборота.

Система электронного документооборота — это программное обеспечение для передачи и управления документацией на протяжении её полного жизненного цикла: от момента создания, до момента её удаления из системы.

Преимущества использования систем электронного документооборота

К основным преимуществам систем электронного документооборота относят:

• Отсутствие бумажного дублирования документов;
• Сокращение расходов на бумагу, картриджи для принтера, курьерскую и почтовую доставку;
• Быстрый поиск необходимых документов;
• Мгновенный доступ к информации;
• Проверка статуса документа в любой момент;
• Экономия места для хранения документов;
• Хранение документов на защищенных серверах;
• Юридическая значимость.

Что необходимо для подключения к системе электронного документооборота?

Для того чтобы начать работу в системе электронного документооборота необходимы следующие составляющие:

• Наличие компьютерной техники с доступом в интернет для последующей установки программного обеспечения для безбумажного документооборота.
• Готовность руководства предприятия к использованию электронной подписи вместо привычной собственноручной, с последующим приобретением электронной подписи.

При наличии данных требований для дальнейшего подключения и настройки рабочего места следует обращаться к одному из операторов электронного документооборота.